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首頁 > 海南會議 > 策劃:會議成功的關鍵
策劃:會議成功的關鍵
更新日期:2008-1-30 14:41:40

無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議,不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富,單純站在舉辦方的立場與角度上看問題,都會面臨各種問題:
    1:需要做些什麼?
    會議有各種類型,不同的會議需要不同的環境,召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
    2:誰來籌劃會議?
    從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責。無論是專職還是兼職,最終結果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
   
    會議籌劃者的職責:作為會議籌劃者,要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
    # 善于與人共事
    # 善于注意小節
    # 善于解決問題
    # 善于與人協商
    # 能夠管理會議財務事宜
    # 熟悉酒店運作
    # 能夠安排恰倒好處的菜單
    # 能夠熟練操作電腦
    # 能夠熟練地與視聽服務公司打交道
    # 能妥善接待貴賓和外國客人
    # 熟知各種禮儀
    # 行事果斷、執著
    會議籌劃者的任務:
    # 制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標
    
    # 制定會議議程
    # 了解可供使用的場所和設施情況
    # 選擇或提議合適的場所
    # 檢查并比較各項設施
    # 安排交通事宜
    # 協調會務工作人員的活動
    # 招收、培訓會務人員和廣告人員
    # 制定可行預算或按既定預算安排有關工作
    # 確定各項工作的時間安排
    # 視察選定的場所和設施
    # 與各有關方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務公司)
    # 確定印刷公司
    # 安排食品、飲料有關事宜
    # 討價還價
    # 同會議發言人和各位貴賓進行聯系
   
    3:主要會議類型:
    # 銷售會議:一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議,或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。
    # 年會:可以是公司股東大會,也可能是行業協會每年一次的會員大會。
    # 產品發布會:是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。
    # 研討會:是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
    # 專業會議:是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
    # 獎勵會議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。
    # 培訓會議:一般要用至少一天,多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所,培訓內容高度集中,由某個領域的專業培訓人員教授,而且通過培訓要實現某些目的和目標。
    4:會議籌劃步驟:
    ?目的和目標:確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些:
    # 培訓 # 通知 # 教育 # 探討問題 # 做決策
    # 引入新事物或介紹新人員
    # 激勵 # 開發 # 展示 # 促進與改善 # 解決問題
    # 討論如何贏利 # 贏利
    5:在你籌劃一個會議時,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了:
    # 預計召開會議的日期;
    # 會議預計召開幾天;
    # 打算在什麼地方召開會議;
    # 會議形式或程序是什麼;
    # 需要多大的場地;
    # 以前開過這樣的會議嗎?結果如何;
    # 將有多少人到會;
    # 會議預算是多少;
    # 與會者對費用開支很在意嗎?
    # 打算選用什麼級別的酒店和設施;
    # 打算選用最高級的房間標準是什麼;
    # 誰來制作會議邀請函;
    # 會議需要向與會者打印相關資料嗎?
    # 會議的發言人有哪些?
    # 會議需要什麼樣的視聽設備;
    # 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;
    # 與會者可以攜帶家屬嗎?
    # 打算為與會者安排一些特別活動嗎?打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎?是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎?
    # 有誰來承擔這些活動的費用。



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